Noter onayı ile apostil arasındaki fark

Noter onayı çeviriyi yapan tercümanın imzasını, apostil ise noterin imzasını doğrular. Sıralama karıştığında belge geri döner. Bu yazı zinciri adım adım ve nötr bir dille anlatıyor.

Kısaca: iki farklı imza, iki farklı makam

Yurt dışında kullanılacak bir belge, kendi ülkesinin sınırını geçtiğinde bir güven sorunu yaşar. Belgeyi kabul edecek yabancı kurum, üzerindeki imzaların gerçek olup olmadığını bilemez. Noter onayı ve apostil bu güven boşluğunu iki ayrı aşamada doldurur. Noter onayı, çeviriyi yapan yeminli tercümanın imzasının ve yetkisinin doğruluğunu belgeler; işlemi noterlik yapar. Apostil ise o noterin imzasının ve mührünün doğruluğunu belgeler; şerhi yetkili makam, genellikle kaymakamlık ya da valilik verir.

Tercüme bürosu bu zincirde başvuruyu hazırlar, belgeyi ilgili makama götürür, işlemi takip eder ve sonuçlanan belgeyi size ulaştırır. Onayı veren her zaman ilgili makamdır; büro onay yetkisine sahip değildir.

Zincir hangi sırayla ilerler?

Sıralama belgenin türüne ve gideceği ülkeye göre değişse de çevrilmesi gereken bir Türk belgesinin yurt dışı yolculuğu çoğunlukla şöyledir:

1. Belgenin aslı ya da onaylı sureti hazırlanır.
2. Yeminli tercüman çeviriyi yapar, beyanını yazar, kaşe ve imzasını basar.
3. Çeviri noterliğe sunulur; noterlik tercümanın imzasını onaylar.
4. Noter onaylı çeviri apostil için yetkili makama başvurulur.
5. Apostil şerhi düşülen belge sahibine teslim edilir.

Bazı belgelerde apostil, çeviriden önce belgenin aslına da istenebilir. Örneğin bir diplomanın kendisine apostil, ardından çevirisine noter onayı ve yeniden apostil gerekebilir. Hangi belgeye kaç katman gerektiğini gideceğiniz kurumun şartından öğrenmek gerekir; bu, ülkeden ülkeye ve kurumdan kuruma değişir.

Apostil her ülkede geçerli mi?

Apostil, yabancı resmî belgelerin onay işlemini sadeleştiren uluslararası bir düzenin parçasıdır. Bu düzene dahil ülkeler apostilli belgeyi ek bir konsolosluk onayı istemeden kabul eder. Dahil olmayan ülkelerde ise apostil yerine ya da ona ek olarak, o ülkenin konsolosluğundan onay (konsolosluk tasdiki) gerekebilir. Hangi ülkenin bu düzene dahil olduğu zaman içinde değişebileceği için güncel durumu başvurudan önce ilgili konsolosluktan ya da kurumdan teyit etmenizi öneririz.

Noter onayı neyi doğrulamaz?

Noter onayı çevirinin dil kalitesine dair bir yargı içermez. Noterlik, tercümanın o dil için yeminli olduğunu ve imzanın ona ait olduğunu doğrular. Benzer şekilde apostil de belgenin içeriğini değil, noterin imzasını doğrular. Bu ayrım önemlidir: çevirideki bir yazım hatası noter onayından ve apostilden geçmiş olsa bile hata olarak kalır. Bu yüzden zincirin en başında, çeviri aşamasında yapılan kontrol bütün sürecin kalitesini belirler.

Masraflar nasıl oluşur?

Bu zincirde üç tür masraf vardır. Çeviri ve yeminli onay bedeli büronun hizmet bedelidir ve teklifte açıkça yazar. Noter masrafı noterlikçe belirlenir; büro bunu makbuzuyla müşteriye yansıtır, bu yüzden tekliflerde “tahmini” olarak gösterilir ve KDV hesabına dahil edilmez. Apostil başvuru takibi ise büronun başvuruyu hazırlama, götürme ve teslim alma emeğinin bedelidir; apostil şerhinin kendisi yetkili makamın işlemidir.

Teklifte bu kalemleri ayrı ayrı görmek, sürpriz faturaların önüne geçer. Lügatra’nın fiyat hesaplayıcısı noter onaylı ve apostilli hizmet seçildiğinde bu kalemleri ayrı satırlar hâlinde gösterir.

Teslim neden fiziksel olmak zorunda?

Noter onayı ve apostil ıslak imza ve mühür taşır. Bu belgelerin taranmış kopyası çoğu kurum için asıl yerine geçmez. Bu nedenle noter onaylı ve apostilli siparişlerde teslim şekli olarak şubeden elden teslim ya da kuryeyle adrese gönderim seçilir. Dijital kopya bilgi amaçlı ayrıca paylaşılabilir.

Süreyi nasıl planlamalı?

En sık yapılan hata, zinciri son haftaya bırakmaktır. Çeviri birkaç günde biter, ancak noter ve apostil aşamaları makamların çalışma takvimine bağlıdır. Resmî tatiller, arife yarım günleri ve yoğun başvuru dönemleri süreyi uzatabilir. Başvuru son tarihinizden geriye doğru sayın: önce apostil için birkaç iş günü, ondan önce noter için bir iş günü, en başta da çeviri süresi.

Örnek bir senaryo: yurt dışında evlilik

Türkiye’de doğmuş bir kişinin yurt dışında evlenmesi için o ülkenin nüfus makamı doğum belgesini, bekârlık durumunu gösteren belgeyi ve kimlik belgesini isteyebilir. Makam bu belgelerin hedef dilde, onaylı ve apostilli olmasını şart koşabilir. Bu durumda zincir şöyle kurulur: Türkiye’den alınan belgeler yeminli tercümana çevrilir, çeviriler noter onayına sunulur, ardından apostil için yetkili makama başvurulur. Her belge için bu üç adım ayrı ayrı işler; üç belgelik bir dosya, üç ayrı onay zinciri demektir.

Burada sık yapılan bir hata, belgelerin yalnız birini apostilletip diğerlerini unutmaktır. Makam dosyanın bütününe bakar; eksik halka bütün başvuruyu geciktirir. Bu yüzden belge listesini çıkarırken her belgenin yanına hangi katmanların gerektiğini yazmak işi kolaylaştırır.

Ters yön: yabancı belgenin Türkiye’de kullanılması

Zincir ters yönde de işler. Yurt dışında alınmış bir diploma ya da mahkeme kararı Türkiye’de kullanılacaksa, belge genellikle önce kendi ülkesinde apostil alır, sonra Türkiye’de yeminli tercümana çevrilir ve gerekiyorsa noter onayından geçer. Yabancı makamın verdiği apostil de çevirinin parçasıdır; apostil şerhinin kendisi de çevrilir.

Lügatra’da takip nasıl görünür?

Noter onaylı ya da apostilli bir siparişte takip sayfasındaki aşama rayı “yeminli onay” ve “noter” sekmelerini de içerir. Proje noter aşamasına geldiğinde başvuru tarihi, apostil gerekiyorsa başvurunun durumu aşama kartında görünür. Bu aşamaların süresi büronun değil ilgili makamların takvimine bağlıdır; ancak her adım kayda geçtiği için belgenin nerede olduğu bilinir.